Términos y Condiciones de Servicio

1. Objeto y aceptación

Estos Términos y Condiciones regulan el acceso y el uso del sitio web https://kgbsystem.com y la prestación de los servicios y las soluciones SaaS ofrecidos por:

En adelante, «KGBSYSTEM» o «el prestador» se refiere a la persona identificada arriba, y «el cliente» o «usted» a la persona natural o jurídica que navega por el sitio, solicita una cotización o contrata un servicio.

Al navegar por el sitio, enviar un formulario, aceptar una cotización, suscribir un contrato u orden de servicio, o usar cualquiera de nuestras plataformas SaaS, usted declara haber leído y aceptado estos Términos y Condiciones y la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales. Si no está de acuerdo con ellos, debe abstenerse de usar el sitio y de contratar los servicios.

Quien contrata en nombre de una empresa declara contar con facultades suficientes para obligarla.

2. Descripción de los servicios

KGBSYSTEM presta los siguientes servicios. El alcance concreto de cada uno se define en la cotización, la orden de servicio o el contrato correspondiente.

KGBSYSTEM puede modificar, ampliar o discontinuar su portafolio de servicios. Los cambios no afectan los servicios ya contratados ni las suscripciones vigentes, que se rigen por las condiciones pactadas al momento de la contratación.

3. Contratación, cotizaciones y forma de pago

3.1 Cotizaciones

• Los precios, paquetes y rangos publicados en el sitio web son referenciales e informativos; no constituyen una oferta comercial vinculante.
• Toda contratación parte de una cotización escrita elaborada a partir de los requerimientos que el cliente nos informa. La cotización indica el alcance, los entregables, el precio, el plazo y su propia vigencia.
• La cotización se entiende aceptada cuando el cliente la aprueba por escrito —incluido el correo electrónico o el canal de WhatsApp— o cuando realiza el pago del anticipo acordado.
• El precio cotizado cubre únicamente el alcance descrito. Todo requerimiento adicional, cambio de alcance o funcionalidad no prevista se cotiza por separado y puede modificar el precio y el cronograma.
• Los precios se expresan en pesos colombianos (COP), salvo que la cotización indique otra moneda, y no incluyen los impuestos aplicables a menos que se señale expresamente.
• Los servicios que requieren desplazamiento, instalación en sitio o suministro de equipos pueden generar costos de transporte, obra civil, materiales o permisos, que se detallan en la cotización.

3.2 Forma de pago

• La forma de pago, los porcentajes de anticipo y el calendario de pagos se establecen en cada cotización, orden de servicio o contrato.
• Los medios de pago habilitados se informan al cliente al momento de la facturación. [PENDIENTE] Listado de medios de pago y pasarela por definir; se publicará en esta sección cuando se habilite.
• KGBSYSTEM expide la factura o documento equivalente conforme a la normativa tributaria colombiana. El cliente debe suministrar datos de facturación correctos y completos.
• Salvo pacto distinto, la entrega final, la puesta en producción y la entrega de credenciales, código fuente o equipos están sujetas al pago total de lo facturado.
• El retraso del cliente en entregar información, contenidos, accesos, aprobaciones o permisos necesarios puede desplazar el cronograma en un tiempo equivalente, sin que ello constituya incumplimiento de KGBSYSTEM.

3.3 Mora y suspensión

El incumplimiento de los pagos acordados faculta a KGBSYSTEM a suspender la ejecución del servicio, previo aviso al cliente, y a causar los intereses de mora a la tasa máxima legal permitida en Colombia. La suspensión por mora no genera responsabilidad para KGBSYSTEM por la indisponibilidad resultante.

4. Suscripciones SaaS

Las soluciones SaaS de KGBSYSTEM se prestan mediante una suscripción que otorga al cliente un derecho de acceso y uso de la plataforma, no su propiedad. Aplican las siguientes reglas, sin perjuicio de las condiciones particulares de cada plan:

4.1 Facturación

• La suscripción se factura de forma anticipada por el periodo contratado —mensual, anual o el que se pacte— según el plan, el número de usuarios y los módulos habilitados.
• Los cambios de plan o el aumento de usuarios o módulos se facturan desde su activación y pueden prorratearse dentro del periodo en curso.
• Los servicios de implementación inicial, migración de datos, capacitación o desarrollos específicos se cobran aparte de la suscripción.
• Salvo pacto expreso, los valores pagados por un periodo ya iniciado no son reembolsables.

4.2 Renovación

• La suscripción se renueva automáticamente por periodos iguales al contratado, salvo que alguna de las partes avise su intención de no renovar antes del vencimiento del periodo en curso.
• KGBSYSTEM puede ajustar las tarifas para los periodos siguientes. El ajuste se informa al cliente con antelación al vencimiento del periodo en curso; si el cliente no lo acepta, puede no renovar la suscripción.

4.3 Mora

4.4 Cancelación

• El cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento escribiendo a contacto@kgbsystem.com.
• La cancelación surte efecto al final del periodo ya facturado; el servicio se mantiene disponible hasta esa fecha y no se cobran periodos posteriores.
• Antes de que la cancelación surta efecto, el cliente puede solicitar la exportación de su información en un formato de uso común. Si el proceso requiere un trabajo técnico adicional al previsto en la plataforma, se cotizará por separado.
• La cancelación de la suscripción no implica la eliminación de los datos personales que KGBSYSTEM deba conservar por obligación legal o contractual. Para solicitar la eliminación, consulte el procedimiento de la Política de Privacidad.

5. Obligaciones del cliente

El cliente se obliga a:

1. Suministrar información veraz, completa y actualizada, y mantener al día sus datos de contacto y de facturación.
2. Entregar de forma oportuna los contenidos, accesos, credenciales, autorizaciones y aprobaciones que el servicio requiera.
3. Pagar en los plazos y las condiciones acordadas.
4. Custodiar sus credenciales de acceso y no compartirlas. El cliente responde por las acciones realizadas con sus usuarios y debe informarnos de inmediato cualquier uso no autorizado que detecte.
5. Usar los servicios y las plataformas conforme a la ley, a estos Términos y a la finalidad para la cual fueron contratados; no utilizarlos para actividades ilícitas, fraudulentas ni para vulnerar derechos de terceros.
6. No realizar ingeniería inversa, descompilación, copia, reventa, sublicenciamiento ni cesión de las plataformas SaaS o del software licenciado, salvo autorización escrita de KGBSYSTEM o permiso legal expreso.
7. No ejecutar acciones que afecten la estabilidad, la seguridad o el desempeño de los sistemas, ni intentar acceder a información o cuentas de otros clientes.
8. Contar con la autorización del titular para cargar datos personales de terceros en las plataformas, y cumplir la Ley 1581 de 2012 respecto de esos datos, actuando como responsable del tratamiento frente a ellos.
9. Contar con las licencias, permisos y autorizaciones legales necesarios sobre los equipos, el software de terceros, los contenidos y los inmuebles donde se realicen instalaciones.
10. Mantener las condiciones mínimas de operación que el servicio requiera, como energía eléctrica estable, conectividad a internet, espacio físico adecuado y respaldo de la información que esté bajo su control.

5.1 Uso de los canales de mensajería

Cuando el servicio contratado incluya el uso de canales de mensajería —en particular la Plataforma de WhatsApp Business de Meta—, el cliente se obliga además a:

• Cumplir las políticas y condiciones de Meta aplicables al canal, entre ellas las Condiciones del Servicio de WhatsApp Business, la Política Comercial de WhatsApp y las políticas de la Plataforma de WhatsApp Business vigentes.
• Obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada de cada destinatario antes de enviarle mensajes, y no cargar ni utilizar bases de números obtenidas sin consentimiento, compradas o alquiladas.
• Atender de inmediato las solicitudes de baja de los destinatarios y no volver a contactarlos por ese canal una vez recibidas.
• No enviar mensajes masivos no solicitados, contenido engañoso o fraudulento, ni contenido prohibido por las políticas de Meta o por la ley colombiana.
• Cumplir las normas colombianas aplicables a la publicidad, la protección al consumidor (Ley 1480 de 2011), el comercio electrónico y la protección de datos personales (Ley 1581 de 2012).

6. Propiedad intelectual y licencias de uso del software

6.1 Titularidad de KGBSYSTEM

La marca KGBSYSTEM, el sitio web, su diseño, sus textos y elementos gráficos, así como el código fuente, la arquitectura, la documentación, las bases de datos y los componentes reutilizables de las plataformas SaaS y de las herramientas propias de KGBSYSTEM, son de su titularidad exclusiva o de quien le haya otorgado los derechos correspondientes, y están protegidos por la legislación colombiana de derecho de autor y propiedad industrial. Ningún contrato transfiere esos derechos salvo que se pacte por escrito de manera expresa.

6.2 Licencia de uso de las plataformas SaaS

La suscripción otorga al cliente una licencia de uso no exclusiva, no transferible, no sublicenciable y revocable, limitada a la vigencia de la suscripción, al número de usuarios y a los módulos contratados, y restringida a la operación interna de su negocio. La licencia termina con la suscripción.

6.3 Desarrollo de software a la medida

• El alcance de los derechos que el cliente adquiere sobre un desarrollo a la medida —licencia de uso o cesión de derechos patrimoniales de autor— se define expresamente en el contrato o la cotización aceptada. En ausencia de pacto escrito, el cliente obtiene una licencia de uso perpetua y no exclusiva sobre el producto entregado, para su operación interna, y KGBSYSTEM conserva la titularidad del código.
• La entrega del código fuente procede solo si así se pactó, y está sujeta al pago total de lo facturado.
• KGBSYSTEM conserva en todo caso la titularidad sobre sus componentes, librerías, marcos de trabajo y conocimientos previos o genéricos utilizados en el desarrollo, y puede reutilizarlos en otros proyectos.
• Los derechos morales de autor son inalienables conforme a la ley colombiana.

6.4 Software y componentes de terceros

Los desarrollos pueden incorporar software de terceros, componentes de código abierto, librerías, tipografías, iconos o servicios en la nube sujetos a sus propias licencias. El cliente debe respetar esas licencias. Cuando el proyecto requiera licencias comerciales de terceros, su costo corre por cuenta del cliente, salvo que la cotización indique lo contrario.

6.5 Contenidos y datos del cliente

El cliente conserva la titularidad de sus contenidos, marcas y datos, y garantiza que cuenta con los derechos necesarios sobre lo que nos entrega. Nos autoriza a usarlos únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio contratado.

Salvo indicación escrita en contrario, el cliente autoriza a KGBSYSTEM a mencionar su nombre comercial y su logo como referencia comercial en el portafolio y el sitio web. Esta autorización puede revocarse en cualquier momento escribiendo a contacto@kgbsystem.com.

7. Disponibilidad del servicio y exclusión de garantías

7.1 Disponibilidad

KGBSYSTEM procura mantener sus plataformas y servicios disponibles de forma continua y atender los incidentes con diligencia. Sin embargo, el servicio puede interrumpirse por mantenimientos programados, actualizaciones, fallas técnicas o causas ajenas a nuestro control. Los mantenimientos programados se avisan con antelación razonable por los canales de contacto registrados, procurando ventanas de bajo impacto.

7.2 Servicios que dependen de terceros

Esas funciones están sujetas a la disponibilidad, las condiciones, las tarifas, las políticas y los cambios que esos terceros definan de manera unilateral. KGBSYSTEM no garantiza la disponibilidad ni el desempeño de dichos servicios y no responde por interrupciones, demoras, pérdidas de mensajes, cambios de política o de precios, limitaciones de cuota, ni por la suspensión, restricción o inhabilitación de cuentas, números o aplicaciones que esos terceros decidan, incluso cuando afecten la prestación del servicio contratado.

Si un tercero modifica o suspende su servicio de forma que impida total o parcialmente la prestación, KGBSYSTEM lo informará al cliente y buscará, cuando sea viable, una alternativa técnica, que podrá implicar un ajuste de alcance o de precio. De no existir alternativa, cualquiera de las partes podrá terminar el servicio afectado sin penalidad, conservando el cliente el derecho a la porción no ejecutada de lo pagado por anticipado.

7.3 Exclusión de garantías

Dentro de los límites que permite la ley colombiana, los servicios y las plataformas se prestan «tal como están» y según su disponibilidad. KGBSYSTEM no garantiza que el software esté libre de errores, que funcione sin interrupciones, que sea compatible con todo equipo, navegador o sistema del cliente, ni que su uso produzca resultados comerciales, financieros o de posicionamiento determinados. Tampoco garantiza la seguridad absoluta frente a ataques informáticos, sin perjuicio de las medidas descritas en la Política de Privacidad.

Los errores de software atribuibles al desarrollo realizado por KGBSYSTEM y reportados durante el periodo de garantía pactado en la cotización o el contrato se corrigen sin costo. No se consideran errores cubiertos por esa garantía los cambios de alcance, las nuevas funcionalidades, ni las fallas causadas por modificaciones hechas por el cliente o por terceros, por el uso indebido del sistema o por fallas de su infraestructura.

Los equipos suministrados conservan la garantía del fabricante en los términos que este establezca, y los servicios de instalación la garantía que se indique en la cotización o la orden de servicio correspondiente. Nada de lo previsto en esta sección excluye ni limita los derechos que la Ley 1480 de 2011 reconoce de manera imperativa a los consumidores.

8. Limitación de responsabilidad

KGBSYSTEM responde por los perjuicios directos que se deriven de su propio incumplimiento, en los términos de la ley colombiana. Dentro de los límites legales:

• No responde por lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio, pérdida de datos no atribuible a su culpa, daño reputacional ni perjuicios indirectos o imprevisibles.
• Salvo pacto escrito en contrario, su responsabilidad total acumulada frente al cliente por cualquier reclamación relacionada con un servicio se limita al valor efectivamente pagado por ese servicio durante los doce (12) meses anteriores al hecho que origina la reclamación.
• No responde por hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, ni por actos de terceros ajenos a su control, incluidos los descritos en la sección 7.2.
• No responde por el uso que el cliente o sus usuarios den a las plataformas, por el contenido que carguen o transmitan, por la veracidad de la información que suministren, ni por el incumplimiento de las obligaciones de la sección 5.
• No responde por la pérdida de información que el cliente no haya respaldado cuando el respaldo esté bajo su control, ni por daños derivados de manipulaciones realizadas por el cliente o por terceros sobre los sistemas entregados.
• El cliente mantendrá indemne a KGBSYSTEM frente a reclamaciones de terceros o de autoridades originadas en el incumplimiento de sus propias obligaciones, en particular las relativas al uso de los canales de mensajería y al tratamiento de datos personales de terceros.

Estas limitaciones no aplican en los casos de dolo o culpa grave, ni frente a los derechos que la ley colombiana reconoce de forma imperativa e irrenunciable a los consumidores.

9. Confidencialidad

Cada parte se obliga a mantener la confidencialidad de la información no pública que reciba de la otra con ocasión de la relación comercial: información técnica, comercial, financiera, estratégica, bases de datos, credenciales, código fuente, documentación, precios y cotizaciones.

• La información confidencial se usa únicamente para ejecutar el servicio y no se revela a terceros sin autorización escrita de su titular.
• Cada parte responde por que su personal, contratistas y proveedores que accedan a la información estén sujetos a deberes de confidencialidad equivalentes.
• Esta obligación subsiste durante la relación comercial y por cinco (5) años después de su terminación, y de forma indefinida respecto de los secretos empresariales y los datos personales.
• No se considera confidencial la información que sea o llegue a ser pública sin culpa de la parte receptora, la que esta ya conocía legítimamente, la que obtenga de un tercero sin deber de reserva o la que desarrolle de forma independiente.
• La revelación exigida por una orden judicial o administrativa no constituye incumplimiento, siempre que se limite a lo requerido y se informe a la otra parte cuando la ley lo permita.

El tratamiento de datos personales se rige además por la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales y por la Ley 1581 de 2012.

10. Terminación

La relación contractual puede terminar:

• Por cumplimiento del objeto contratado y entrega de los productos o servicios acordados.
• Por vencimiento del plazo o del periodo de suscripción, sin renovación.
• Por mutuo acuerdo escrito entre las partes.
• Por decisión del cliente, mediante la cancelación de la suscripción en los términos de la sección 4.4.
• Por incumplimiento grave de cualquiera de las partes que no se subsane dentro de los quince (15) días calendario siguientes al requerimiento escrito de la otra.
• Por mora persistente en los pagos, conforme a las secciones 3.3 y 4.3.
• De forma inmediata por parte de KGBSYSTEM, cuando el cliente use los servicios para actividades ilícitas, vulnere derechos de terceros o infrinja las políticas de los canales de mensajería descritas en la sección 5.1.
• Por imposibilidad sobreviniente derivada de la suspensión o modificación de un servicio de terceros, conforme a la sección 7.2.

Efectos de la terminación

• Cesan las licencias de uso de las plataformas SaaS y se desactivan los accesos del cliente.
• El cliente debe pagar los servicios efectivamente prestados y los valores causados hasta la fecha de terminación.
• El cliente puede solicitar la exportación de su información antes de que la terminación surta efecto, en los términos de la sección 4.4.
• Subsisten las obligaciones de confidencialidad, las disposiciones sobre propiedad intelectual, la limitación de responsabilidad y las obligaciones legales de conservación de información.

11. Ley aplicable y jurisdicción

• Ley aplicable: la legislación de la República de Colombia, en particular el Código Civil, el Código de Comercio, la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), la Ley 527 de 1999 (comercio electrónico y mensajes de datos), la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
• Jurisdicción: los jueces y tribunales competentes de Bogotá D.C., Colombia, sin perjuicio de las normas imperativas que fijen un fuero distinto en favor del consumidor.
• Solución de controversias: las partes procurarán resolver cualquier diferencia de manera directa y de buena fe dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la notificación escrita. Si no se logra un acuerdo, podrán acudir a la jurisdicción ordinaria o, si así lo convienen por escrito, a un centro de conciliación.
• Validez de las comunicaciones electrónicas: las partes reconocen plena validez a las comunicaciones, aprobaciones y aceptaciones realizadas por correo electrónico o por los canales de mensajería acordados, conforme a la Ley 527 de 1999.
• Independencia de las cláusulas: si una disposición de estos Términos resulta inválida o inaplicable, las demás conservan plena vigencia.

Las peticiones, quejas y reclamos (PQR) relacionados con los servicios pueden presentarse en contacto@kgbsystem.com. Los reclamos en materia de protección al consumidor pueden dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotada la reclamación directa.

12. Datos de contacto y vigencia

• Versión: 1.0
• Fecha de publicación y última actualización: 10 de septiembre de 2026
• Vigencia: estos Términos rigen desde su fecha de publicación y permanecen vigentes mientras no se publique una versión posterior en esta misma dirección.

KGBSYSTEM puede actualizar estos Términos. La versión vigente se publica en https://kgbsystem.com/condiciones.php con su fecha de actualización. Los cambios aplican a las contrataciones y renovaciones posteriores a su publicación; cuando afecten de forma sustancial a un servicio en curso, se informarán al cliente por los canales de contacto registrados.