Cómo KGBSYSTEM recolecta, usa, almacena y protege los datos personales de sus clientes, visitantes y contactos, conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015 de Colombia.
El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política es:
| Responsable | ELKIN ELIAS LIÑAN MARRIAGA |
|---|---|
| Nombre comercial | KGBSYSTEM |
| NIT | 17.595.269-9 |
| Dirección | CL 27 SUR 7 39 AP 202, Bogotá D.C., Colombia, CP 110421 |
| Correo electrónico | contacto@kgbsystem.com |
| Teléfono | +57 312 413 2002 |
| Sitio web | https://kgbsystem.com |
| Canal de atención para asuntos de datos personales | contacto@kgbsystem.com |
Recolectamos únicamente los datos necesarios para prestar nuestros servicios y atender a quien nos contacta. Según el tipo de titular, los datos son los siguientes:
Los datos personales que recolectamos se tratan exclusivamente para las siguientes finalidades:
No utilizamos los datos personales para finalidades distintas a las enumeradas. Si en el futuro se requiere una finalidad nueva, solicitaremos una autorización adicional al titular antes de usarlos para ese fin.
Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y de las demás normas colombianas que regulan la protección de datos personales, así como del artículo 15 de la Constitución Política.
Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de sus datos requiere su autorización previa, expresa e informada. Obtenemos esa autorización por los siguientes medios, y conservamos evidencia de ella:
Cuando el tratamiento se basa en su autorización, usted puede revocarla en cualquier momento escribiendo a contacto@kgbsystem.com. La revocatoria no aplica a los datos que debamos conservar para cumplir un deber legal —por ejemplo, los soportes contables y tributarios— ni a los necesarios para ejecutar un contrato vigente mientras este subsista.
KGBSYSTEM utiliza la Plataforma de WhatsApp Business de Meta como canal de atención al cliente, soporte y envío de notificaciones relacionadas con los servicios contratados. Esta sección explica cómo funciona ese canal y qué hacemos con su número telefónico.
Solicitamos y registramos su autorización antes de enviarle el primer mensaje. La autorización se obtiene por uno de estos medios:
En el primer mensaje nos identificamos como KGBSYSTEM, indicamos el motivo del contacto y le informamos cómo dejar de recibir mensajes. Guardamos el registro de la fecha, el canal y el medio por el cual usted otorgó la autorización.
| Tipo | Contenido |
|---|---|
| Utilidad | Mensajes sobre una transacción o un servicio en curso: confirmación de una solicitud, estado de un proyecto o de un ticket, programación de una visita técnica, avisos de facturación, recordatorios de pago, vencimientos y renovaciones de suscripción, avisos de mantenimiento. |
| Autenticación | Códigos de verificación de un solo uso y mensajes para validar su identidad o recuperar el acceso a una cuenta en nuestras plataformas. |
| Servicio | Respuestas de atención al cliente y soporte dentro de la conversación que usted inicia. |
Si en algún momento enviamos mensajes de tipo comercial o promocional por este canal, lo haremos únicamente a quienes hayan dado una autorización específica para recibir ese tipo de contenido, y cada mensaje incluirá la opción de darse de baja.
Para dejar de recibir mensajes de WhatsApp de KGBSYSTEM puede hacer cualquiera de estas dos cosas:
Atendemos la solicitud de inmediato: al recibirla marcamos el número como excluido y suspendemos el envío de mensajes. Después de la baja solo podríamos escribirle si usted nos contacta de nuevo por ese canal o si debemos enviarle una comunicación que la ley o un contrato vigente nos obliguen a remitir; en este último caso usaremos preferentemente otro medio.
Darse de baja de los mensajes no equivale a eliminar sus datos. Si además desea que eliminemos su información, siga el procedimiento de la sección 9.
Los mensajes intercambiados por este canal se transmiten y procesan a través de la infraestructura de Meta Platforms, que actúa como encargado del tratamiento por cuenta de KGBSYSTEM para la operación del servicio de mensajería. Esto implica una transmisión internacional de datos, ya que esa infraestructura se encuentra fuera de Colombia. El tratamiento que Meta realiza se rige por sus propias políticas:
Al usar WhatsApp para comunicarse con nosotros, usted también se relaciona con Meta como proveedor de ese servicio de mensajería. Le recomendamos revisar las políticas enlazadas.
KGBSYSTEM no vende ni comercializa datos personales. Para operar se apoya en los proveedores que se listan a continuación, que actúan como encargados del tratamiento y solo pueden usar los datos para prestarnos el servicio contratado. Algunos están ubicados fuera de Colombia, por lo que se configura una transmisión internacional de datos.
| Proveedor | Para qué | Datos involucrados |
|---|---|---|
| Meta Platforms | Operación del canal de WhatsApp Business: atención, soporte y notificaciones. | Número telefónico, nombre de perfil, contenido y metadatos de los mensajes. |
| Hostinger | Alojamiento del sitio web corporativo, sus bases de datos y el correo electrónico. | Datos de los formularios del sitio, registros técnicos del servidor y contenido del correo. |
| Contabo | Infraestructura de servidor (VPS) donde opera la plataforma de mensajería y sus bases de datos. | Número telefónico, contenido y metadatos de las conversaciones, y datos de las cuentas de usuario. |
| OpenAI, Anthropic y Google | Procesamiento del contenido de los mensajes mediante modelos de lenguaje, para generar respuestas automatizadas dentro del ámbito de negocio de cada cliente. | Contenido de los mensajes de la conversación y el contexto necesario para responderla. |
| Wompi (Bancolombia S.A.) | Procesamiento de pagos en línea de los servicios y suscripciones contratadas. | Nombre, documento de identidad, correo electrónico, teléfono, y monto y referencia de la transacción. Los datos de la tarjeta o del medio de pago se ingresan directamente en la plataforma de Wompi y no son almacenados por KGBSYSTEM. |
Además de los anteriores, podremos revelar datos personales en los siguientes casos:
Como titular de sus datos personales, la Ley 1581 de 2012 le reconoce los siguientes derechos, que puede ejercer de forma gratuita:
Saber qué datos suyos tenemos, de dónde los obtuvimos y para qué los usamos, y acceder a ellos gratuitamente.
Pedir que corrijamos o completemos los datos incompletos, inexactos, fraccionados o que induzcan a error.
Solicitar la eliminación de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
Retirar en cualquier momento el consentimiento que nos otorgó, con los límites indicados en la sección 4.
Pedir copia o evidencia de la autorización que usted otorgó, salvo cuando la ley disponga que no es necesaria.
Acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
También tiene derecho a no ser obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles y a ser informado, cuando lo solicite, sobre el uso que se da a sus datos.
El canal habilitado para radicar consultas y reclamos sobre datos personales es el correo contacto@kgbsystem.com. También puede comunicarse al +57 312 413 2002 o dirigirse por escrito a CL 27 SUR 7 39 AP 202, Bogotá D.C., Colombia, CP 110421. En todo caso, el trámite formal se adelanta y se responde por escrito.
| Tipo de solicitud | Plazo | Prórroga |
|---|---|---|
| Consulta Conocer o acceder a la información que tenemos sobre usted. |
10 días hábiles contados desde la fecha de recibo. | Hasta 5 días hábiles más, informándole antes del vencimiento los motivos y la fecha en que responderemos. |
| Reclamo Corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o denunciar un presunto incumplimiento. |
15 días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de recibo. | Hasta 8 días hábiles más, informándole antes del vencimiento los motivos y la fecha en que responderemos. |
Si el reclamo está incompleto, se lo haremos saber dentro de los 5 días siguientes a su recibo para que lo subsane. Si transcurrido un mes desde ese requerimiento no aporta la información solicitada, se entenderá que desistió del reclamo. Mientras el reclamo esté en trámite, incluiremos en nuestras bases de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo.
Agotado el trámite ante nosotros, puede presentar su queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos personales en Colombia.
Usted puede pedir que eliminemos sus datos personales, incluidos los asociados a nuestra aplicación de la Plataforma de WhatsApp Business de Meta. No necesita tener una cuenta ni iniciar sesión para presentar la solicitud: basta con seguir estos pasos.
Envíe un correo a contacto@kgbsystem.com con el asunto «Solicitud de eliminación de datos». Si lo prefiere, puede enviar la misma solicitud por WhatsApp al +57 312 413 2002 o por escrito a CL 27 SUR 7 39 AP 202, Bogotá D.C., Colombia, CP 110421.
Incluya en el mensaje:
Le confirmaremos por escrito que recibimos la solicitud. Si necesitamos verificar su identidad o aclarar el alcance de la petición, se lo indicaremos en esa misma comunicación.
La solicitud se tramita como un reclamo: se resuelve dentro de los 15 días hábiles siguientes, prorrogables hasta por 8 días hábiles más, en los términos de la sección 8. Si pidió salir del canal de WhatsApp, la exclusión del número se aplica de inmediato, sin esperar ese plazo.
Le informaremos por escrito qué datos fueron eliminados y, si alguno debe conservarse, cuál es y por qué razón legal o contractual.
Cuando su solicitud cubre el canal de WhatsApp, eliminamos de nuestros sistemas su número telefónico, el nombre de perfil y el historial de la conversación que conservamos como registro de atención, y excluimos el número de cualquier envío futuro.
No podemos eliminar los datos que debamos conservar por un deber legal —por ejemplo, las facturas y los soportes contables y tributarios— ni los necesarios para ejecutar un contrato vigente mientras este subsista, ni aquellos requeridos para atender una actuación administrativa o judicial en curso. En esos casos restringimos su uso a esa finalidad concreta, se lo informamos de manera expresa en la respuesta y los eliminamos cuando cese la obligación.
Las cookies son pequeños archivos que el sitio guarda en su navegador. En kgbsystem.com utilizamos:
Imprescindibles para que el sitio funcione. Incluyen la cookie de sesión de PHP, que mantiene el estado de su visita y permite validar los formularios con un token de seguridad contra falsificación de peticiones. Sin ellas, los formularios de contacto y el área privada no funcionarían.
No utilizamos cookies publicitarias ni vendemos la información de navegación a terceros.
Puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador, en las secciones de privacidad, cookies o datos de sitios. Si bloquea las cookies técnicas, algunas funciones del sitio —como el envío de formularios— pueden dejar de funcionar correctamente.
El sitio también carga recursos desde redes de distribución de contenido y proveedores de tipografías e iconos para mostrarse correctamente. Esas solicitudes pueden implicar que su dirección IP sea visible para dichos proveedores, conforme a sus propias políticas.
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, uso indebido o alteración. Entre otras:
KGBSYSTEM no ostenta actualmente certificaciones ni sellos externos de seguridad. Las medidas descritas en esta sección se aplican por política interna. Si en el futuro obtenemos una certificación acreditable, se informará en esta misma sección.
Conservamos los datos personales mientras subsista la relación con el titular y la finalidad que justificó su recolección. Los soportes contables, tributarios y de facturación se conservan por el término que exige la legislación colombiana. Los registros de conversaciones de WhatsApp se conservan mientras sean necesarios como evidencia de la atención prestada y de la autorización otorgada. Cumplidos esos periodos, los datos se eliminan o se anonimizan.
Las bases de datos administradas por KGBSYSTEM se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en la sección 3 y los deberes legales aplicables.
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios normativos, nuevos servicios o ajustes en nuestros procesos. Publicaremos la versión vigente en https://kgbsystem.com/trust-center.php con su fecha de actualización. Cuando el cambio afecte de forma sustancial las finalidades o el tratamiento, lo informaremos por los canales de contacto que tengamos registrados y, si la ley lo exige, solicitaremos una nueva autorización.